App della Settimana: Trello

Quest’oggi vogliamo introdurvi ad uno dei Tool di Project Management più utili che possiate trovare Online: stiamo parlando di Trello.

Se siete un po’ familiari con la parola Project Management, avrete sicuramente avuto modo di vedere come, nel vasto mondo di Internet, ci siano diversi Tool e applicazioni che ci permettono di gestire il nostro lavoro e di coordinare un team di persone dietro ad progetto. Trello nasce nel 2011 dalla mente di un team di ragazzi americani ed in poco tempo si afferma come uno dei migliori strumenti (gratuiti!) di Project Management. 

Vediamo nel dettaglio le sue funzionalità:

L’applicazione si basa sulle logiche delle “Cards”: veri e propri cartelli che fungono da post-it distribuiti su una grande lavagna virtuale (Board), che funge come un grande tavolo di lavoro. All’interno di ogni Board troviamo delle liste personalizzate dove possiamo andare ad inserire tutti i nostri Task. Immaginiamo di tenere traccia dell’organizzazione di un evento: nelle liste scriveremo tutte le attività relative ai membri dell’organizzazione.

Una delle particolarità del portale risiede nel fatto che è possibile categorizzare ogni Card a seconda dello stadio di lavorazione, ecco che diventa facile organizzare le attività per fasi: “Da fare” – “In Lavorazione” – “In Attesa di” – “Completate”, dando vita ad un vero proprio Workflow dinamico. Possiamo inoltre assegnare un tasso di urgenza ai nostri task e, grazie al sistema di notifiche integrato, verremo avvisati in prossimità della loro scadenza. Se le notifiche ti spaventano, sappi che Trello ti consente di ridurre o eliminare completamente gli avvisi, lasciandoti completa padronanza gestionale.

La grande Board “Trelliana” è facilmente gestibile: grazie ad un semplice Drag and Drop possiamo spostare e gestire tutte le Cards, snellendo la fase organizzativa, ogni Card può rappresentare una idea, un processo, un progetto. Quando si accede all’applicazione la visione d’insieme è cristallina.

 

All’interno delle Card non troviamo solo liste: esse fungono come vere e proprie presentazioni di un progetto, è possibile inserire al loro interno una descrizione esaustiva che permette anche a chi non conosce il nostro lavoro di capirne subito gli obiettivi e la fase di lavorazione nel quale si trova.

Ogni Card presenta anche una funzione integrata di “discussione”: gli utenti possono confrontarsi all’interno di ogni scheda, allegando file, citando e commentando le varie fasi operative. Immaginiamo di gestire il progetto per un cliente, esso potrà accedere ai nostri flussi operativi per integrare materiali a noi utili o per aiutarci nell’organizzazione di un lavoro. Questo si traduce in meno email di lavoro e più concentrazione sul progetto.

Trello integra inoltre le sue funzioni con DropBox, Google Drive e OneDrive, dispone di un calendario integrato e permette anche di inserire utili sondaggi all’interno delle Cards, dando vita a dei piccoli Brainstorming interni.

Un Tool che ci consente di avere una visione d’insieme dell’azienda, organizzare il flusso di lavoro, stabilire gli argomenti di una riunione e avere una visione di tutti i task divisi per priorità, fase di lavorazione e composizione dei team. Pensiamo anche all’utilità per i task amministrativi: fatture, fornitori e date di scadenza non saranno più un problema.

 

 

Se tutto questo vi sembra un sogno, sappiate che è presente anche una versione a pagamento del programma, chiamata Trello Gold, che offre un maggiore livello di personalizzazione, l’integrazione con Tool avanzati come Slack ed Evernote e un sistema di sicurezza avanzato per la protezione dei dati sensibili.

L’App di Trello è disponibile per Android e iOs.

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